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艾言艾语丨你真的会写议事录吗?
在日企工作,很多时候都需要做议事录,也就是会议记录;有些讲究的公司甚至还要用专门的议事录用纸,做好之后整理成电子版,用邮件发给各与会者,最后把纸质版保存起来。
然而,不少刚入职场的新人会发现会议过程往往不是想象中的井然有序,也许大家七嘴八舌,结论五花八门。如果要记下会上每一个人说的每一句话,不仅开会时会手忙脚乱,而且整理记录时会发现自己都看不懂,更别说上司了。
找不出重点,得不出结论。
今天的就让小艾教你做一份能得到上司表扬的高效、清晰的议事录吧!
一、议事录的记录方法
一份议事录好不好,关键在于一开始是否做好了整场会议的记录。
※议事录的记录方法:
简而言之:记录下这场会议的每一字每一句,将这场会议从头至尾,全都记录在你的笔记本上!
特别是涉及到【日期】、【金额】的地方,更是重中之重,必须正确完整的记录。
虽然会议结束后,你会感到手腕发酸,但完整的会议信息将有助于你建立起认真、严谨的职场形象,对你将来的发展必将带来助益。
二、议事录的制作要点
结束会议后,就到了制作议事录的时间,在这里需要注意以下几点:
※写明重要事项:
领导在阅读议事录时,最希望能一眼就看到会议中较为重要的事项。
也别是领导比较关心的一些正在进行中的业务后续,需要当先写出并作出明显的示意标记。
想要做出一份令领导赞赏的议事录,这点是至关重要的。
※内容简洁扼要
行文简洁,简单说来就是尽量将一个事项控制在【50字×4行=200字】的篇幅内,使人可以对内容一目了然。
※文面整洁优美
领导在细阅议事录内容前,最先注意到的还是整体文面的整洁与美观,所以在做议事录时,不但要注意会议内容的撰写,行文格式等也需要注意以下要点:
①留有适度的余白
②文字对齐,没有偏斜
③每段文字的长短尽量保持一致
※金字塔结构:
议事录的书写最佳形态为金字塔结构。
做议事录时,要以【标题】【内容要点】【详细内容】这三个阶层依次展示。
(示意图如下:)
(图片来源于insource)
三、议事录的内容编辑
在编辑议事录的内容时,也不要忘了以下几点:
※ 加主语
由于会议中大家都是对话形式,所以在编辑会议记录时,千万不要忘了添加主语,标明是【谁】说了哪些【话】。
※ 归纳总结
如果只是单纯的将会议内容逐字逐句誊抄在议事录中,那往往只会得到领导的批评。
一份优秀的议事录,需要的是你讲会议内容融会贯通,略去冗余重复的内容,讲要点归纳总结后,精炼而成。
好了 理论知识就说到这
接下来开始实战吧!
上述对话在议事录中,
应该如何体现呢?
难道是原封不动的逐字照抄吗?
ref:
https://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html#1
怎么样?大家都学会写议事录的技巧了吗?接下来,就到了最实际也是最重要的环节了!
哪些工作需要做议事录?
又有哪些工作对议事录的品质尤为注重?
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