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艾言艾语丨你真的会写议事录吗?

发布时间:2021/02/10 06:38 分享到:
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在日企工作,很多时候都需要做议事录,也就是会议记录;有些讲究的公司甚至还要用专门的议事录用纸,做好之后整理成电子版,用邮件发给各与会者,最后把纸质版保存起来。


然而,不少刚入职场的新人会发现会议过程往往不是想象中的井然有序,也许大家七嘴八舌,结论五花八门。如果要记下会上每一个人说的每一句话,不仅开会时会手忙脚乱,而且整理记录时会发现自己都看不懂,更别说上司了。


找不出重点,得不出结论。


今天的就让小艾教你做一份能得到上司表扬的高效、清晰的议事录吧!


一、议事录的记录方法

一份议事录好不好,关键在于一开始是否做好了整场会议的记录。


※议事录的记录方法:

简而言之:记录下这场会议的每一字每一句,将这场会议从头至尾,全都记录在你的笔记本上!


特别是涉及到【日期】、【金额】的地方,更是重中之重,必须正确完整的记录。


虽然会议结束后,你会感到手腕发酸,但完整的会议信息将有助于你建立起认真、严谨的职场形象,对你将来的发展必将带来助益。

摄图网_501508968_wx_会议记录书写笔记(企业商用).jpg


二、议事录的制作要点


结束会议后,就到了制作议事录的时间,在这里需要注意以下几点:


※写明重要事项:

领导在阅读议事录时,最希望能一眼就看到会议中较为重要的事项。

也别是领导比较关心的一些正在进行中的业务后续,需要当先写出并作出明显的示意标记。

想要做出一份令领导赞赏的议事录,这点是至关重要的。


※内容简洁扼要
行文简洁,简单说来就是尽量将一个事项控制在【50字×4行=200字】的篇幅内,使人可以对内容一目了然。


※文面整洁优美
领导在细阅议事录内容前,最先注意到的还是整体文面的整洁与美观,所以在做议事录时,不但要注意会议内容的撰写,行文格式等也需要注意以下要点:

①留有适度的余白
②文字对齐,没有偏斜
③每段文字的长短尽量保持一致


※金字塔结构:

议事录的书写最佳形态为金字塔结构。

做议事录时,要以【标题】【内容要点】【详细内容】这三个阶层依次展示。

(示意图如下:)

gijiroku.gif

(图片来源于insource)


三、议事录的内容编辑

在编辑议事录的内容时,也不要忘了以下几点:


※ 加主语
由于会议中大家都是对话形式,所以在编辑会议记录时,千万不要忘了添加主语,标明是【谁】说了哪些【话】。


※ 归纳总结

如果只是单纯的将会议内容逐字逐句誊抄在议事录中,那往往只会得到领导的批评。

一份优秀的议事录,需要的是你讲会议内容融会贯通,略去冗余重复的内容,讲要点归纳总结后,精炼而成。

好了 理论知识就说到这

接下来开始实战吧!

例:某月度会议中营业部长发言

「今月の売り上げをどうやって作るのか?」

「新規先を回るのか?」
「それとも既存先にいくのか」

「そうそう新規先といえば、例の大曲商事の方はどうなってるのかな?」
「最近訪問した、あの何て言ったかな?日本ベースボールの案件は取れたのかな?」
「日本ベース商事はどうなっているのか?最近売り上げが落ち込んでいるようなんだが・・・」

上述对话在议事录中,

应该如何体现呢?

难道是原封不动的逐字照抄吗?

正确答案:

当月営業拡大策について
当月の売上目標達成の為に対象ターゲットを新規先、既存先かかわらず検討すべきである。 
特に、新規先の大曲商事、最近訪問先の日本ベースボールの進捗確認が必要と考える。
加えて、日本ベース商事の売り上げが落ち込んでいる件は調査が必要である。(営業部長)

ref:

https://www.insource.co.jp/businessbunsho/gijiroku_by_insource.html#1

怎么样?大家都学会写议事录的技巧了吗?接下来,就到了最实际也是最重要的环节了!


哪些工作需要做议事录?

又有哪些工作对议事录的品质尤为注重?


快来看看以下相关职位吧!

【企业战略咨询顾问助理】

咨询师助理是配合咨询师一起参与项目方案设计的辅助岗位。工作能力培养的顺序为:

1. 制作会议记录

2. 主要接触的人员为企业经营者及高管,极大机会了解公司运作方法。成为职业经理人的最佳途径。

3. 涉足行业广泛,可以从宏观的角度分析行业发展的走向。

4. 工作强度虽大,但是从事这个行业1年基本可以相当于其他岗位10年的工作阅历。对积累业务知识和管理知识有着十分巨大的帮助。

5. 参与企业管理课题改善方案设计

6. 参与管理报表数据分析

7. 参与辅导客户部门负责人提升能力

8. 等等

【总经理秘书】

总经理秘书(或其他企业高级管理层秘书)是协助管理层开展相关业务的辅助岗位,工作能力培养的顺序为:

■ 日常业务翻译
■ 制作和完成会议记录等资料
■ 协同各方面人员做好报联商、业务确认工作
■ 来客对应、行程安排、派车、会议安排、报销等
■ 营业课事务性工作协助
■ 其它上司临时安排的工作

【事业开发业务担当】

事业开发业务担当是以既存/新规投资事业案件的推进(战略立案・计划做成)项目中,对上司的辅助业务,也需要自主性意见发表提出,工作能力培养的顺序为:

■ 制作会议记录

■ 与上司同席参加客户会议时的翻译
■ 市场调查报告做成,统计资料,广告媒体资料等各种资料的删选,总结等
■ 业界关联情报和业界关联新闻的每日提取汇报 

【企划投资专员】

企划投资专员是在企业中进行市场调查、分析工作,创建各种经营战略资料的岗位,工作能力培养的顺序为:

■ 制作会议记录

■ 会议建议、日程确认、议题确定、资料制作等
■ 市场调查、分析工作,创建各种经营战略资料
■ 负责与公司内部外的联络、来客应对、日程管理、文件编制、信息收集、整理、会议、聚餐准备等工作
■ 其他公司经营企划管理相关的业务合作


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