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【快乐工作的秘诀】 减少无用时间和烦躁！办公桌周边的文件整理术

发布时间：2025/04/02 01:17



　尽管无纸化办公正在推进，但仍然有很多场合需要分发纸质文件。你是否也经历过会议资料堆积如山，最后发现“不知不觉间办公桌上已经变成了一座文件山”？

　如果办公桌上杂乱无章，注意力容易被分散，工作效率也会大打折扣。相反，如果办公桌整理得井井有条，就能减少寻找物品的无用时间，提高工作效率。

　
　此外，如果不及时整理，工作也容易变得杂乱无序。因此，本文将介绍如何整理无用的文件，并保持办公环境的整洁有序。

清理堆积的文件，让办公桌焕然一新

　首先，从清理堆积的文件开始。准备一个文件盒，按照以下四种分类对文件进行整理：

1. 需要处理的文件 
2. 正在进行的工作中马上会用到的文件 
3. 需要保管的文件 
4. 日后重新审视的文件 

• 1. 需要处理的文件：立即用碎纸机处理掉。 
• 2. 正在进行的工作中马上会用到的文件：按项目分类放入透明文件夹，并放在容易拿取的地方。关键是要确保在需要时能在5秒内取出。 
• 3. 需要保管的文件：进行归档并收纳到指定的存放位置。此时需要注意的是，尽量减少不必要的文件保存。“这个也想留，那个也想留”只会让文件越积越多。 
• 4. 日后重新审视的文件：将这些文件暂时归为一类，放置一段时间后再重新判断是处理掉还是继续保管。 

养成项目结束后处理文件的习惯

　当办公桌已经整理得差不多时，接下来就要制定规则，避免文件再次堆积。
文件堆积的主要原因往往是在工作结束时没有及时处理文件。对于正在进行的项目文件，务必按项目分类，并统一收纳在一个地方。

　在项目结束后，养成及时处理或保管的习惯。如果是长期项目，可以设定一个期限（例如“三个月”），到期时对文件进行一次整理。

　此外，提前确定保管空间。如果文件超出了保管空间，就将最早的部分优先处理掉。通过将这些行为习惯化，至少可以避免“文件不断堆积”的情况发生。

重要的不是外观的美观，而是“易于取用”

　整理的关键并不在于外观是否整洁美观，而在于“能否快速找到需要的东西”。例如，如果将纸质文件堆叠在一起，在需要时很难快速找到。将文件放入透明文件夹并贴上标签，然后竖直放置在收纳盒中，这样就能轻松找到目标文件。
　
　关于文件的正确放置方式，并没有绝对的标准。只要是自己容易记住、容易取用的方式，就是最适合自己的方式。如果感到迷茫，可以遵循“常用的东西放在最好的位置”这一原则，按照自己工作方便的方式来决定放置位置。

　保持办公桌的整洁，可以减少寻找物品的时间。如果周围环境整洁有序，注意力也会更加集中，从而提高工作效率。不妨尝试一下吧！
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